Как сократить затраты на печать?
Дмитрий Александров
18 марта, 2020
Как оптимизировать расходы на печать документов

Оптимизация затрат на печать необходима для экономии корпоративных ресурсов. Многие компании пытаются сокращать расходы, приобретая большое количество дешевых МФУ. Однако это ошибочные меры, которые не обеспечивают высокой эффективности работы печатных устройств и не позволяют увидеть картину в целом.

Руководитель организации или IT-директор не сможет понять, в каких случаях целесообразно выделить больше средств на расходники и сервис, а когда меньше. Поэтому мы разработали несколько рекомендаций по оптимизации расходов на печать. Советуем ознакомиться с ними прямо сейчас, ведь это может сэкономить ваш бюджет.

Проведение аудита печатной инфраструктуры

Самый первый шаг, который необходимо сделать, – проанализировать текущее состояние устройств и процессов печати. Сначала проводится исследование в отношении эксплуатации полиграфического оборудования. Затем определяется стоимость расходных материалов и сопутствующих услуг. Также во время аудиторской работы подсчитывается общее количество распечаток и ксерокопий, а потом изучается путь, который проходят эти документы от момента печати и до этапа архивирования.

Аудит считается полноценным, когда он берет в расчет самые загруженные в плане работы месяцы или кварталы. Чем интенсивнее задействуются печатные возможности фирмы, тем точнее будет результат проверки и эффективнее дальнейшая оптимизация.

Реализация плана по оптимизации расходов на печать

Когда действительные потребности компании выявлены, можно переходить к действиям. По итогам аудита руководитель предприятия получает детальный отчет, где отображаются все экономические показатели и прогнозы на предстоящую оптимизацию.

Дальнейшие меры, которые необходимо принять, должны включать в себя изменения, предложенные аудитором. Они разрабатываются не просто так, а с целью оптимизации затрат на печать. При этом не забываются реальные потребности участников печатного и копировального процессов. Все корпоративные нужды в этой сфере удовлетворяются. Таким образом над этими бизнес-процессами устанавливается полный контроль, за счет чего обеспечивается эффективное и постоянное сокращение расходов на печать.

Какие меры может включать в себя оптимизация

Аудиторский отчет всегда содержит индивидуальные рекомендации в отношении конкретной компании. Нет никаких шаблонов, так как у каждой организации свои проблемы и особенности выстраивания соответствующих процессов.

Меры, которые принимаются чаще всего:

  • Увеличение эффективности эксплуатации МФУ.
  • Избавление от лишнего или устаревшего оборудования.
  • Планирование закупок определенных моделей печатных устройств.
  • Грамотное управление серверами и очередями печати.
  • Подготовка отчетных документов в циклическом режиме.

Какое из этих действий подойдет именно вашей компании, станет ясно после аудита. Вероятно, что понадобится разработка принципиально нового способа оптимизации.

Если вы хотите сэкономить значительную часть своего бюджета с помощью сокращения расходов на печать, обращайтесь в компанию «Балтийские офисные технологии»! Мы работаем с 1999 года и помогаем оптимизировать затраты сотням организаций.

Заказать бесплатный аудит
E-mail
Имя
Телефон
Комментарий
Made on
Tilda