Как сократить затраты на печать?

Из чего складываются расходы на офисную печать
Цена принтера или МФУ — только одна часть затрат. На итоговую сумму влияют расходные материалы, ресурс заменяемых узлов, сервисные работы, электроэнергия и время сотрудников при простоях.

Для сравнения устройств используйте не цену покупки, а совокупную стоимость владения и стоимость одного отпечатка. Подробные формулы и статьи расходов собраны в материалах о стоимости владения МФУ и о себестоимости отпечатка.

Начните с аудита печатной инфраструктуры
До замены оборудования соберите данные хотя бы за обычный и пиковый месяцы. Это покажет, где действительно возникают лишние расходы, а где техника справляется со своей задачей.

• Количество страниц по каждому устройству.
• Доля цветной и монохромной печати.
• Форматы документов и необходимость двусторонней печати.
• Расход картриджей и других заменяемых компонентов.
• Количество обращений в сервис и продолжительность простоев.
• Расположение устройств и число сотрудников, которые ими пользуются.

Необязательно публиковать на сайте или в отчёте постоянно меняющиеся цены. Для управленческого решения достаточно регулярно обновлять внутренние данные и сравнивать варианты по единой методике.

Подберите технику под реальную нагрузку
Лишние расходы появляются и у слишком слабого, и у избыточного оборудования. Устройство с недостаточным ресурсом чаще требует внимания, а слишком производительное может не окупать свои возможности в небольшом отделе.

Сопоставьте фактический поток документов с рекомендуемой нагрузкой модели, скоростью, ёмкостью лотков и ресурсом расходных компонентов. Практический чек-лист есть в статье как подобрать МФУ под объём печати офиса.

Настройте правила и контроль печати
После технической части проверьте сам процесс. Двусторонняя печать по умолчанию, ограничение необязательной цветной печати и понятные очереди помогают уменьшить лишние задания без ухудшения работы сотрудников.

Для подразделений с большим числом пользователей полезны персональная авторизация и отчёты по устройствам. Подробнее: как контролировать доступ к МФУ и задания печати.

Снизьте потери из-за обслуживания и простоев
Регламентное обслуживание должно учитывать фактическую нагрузку и рекомендации производителя. Назначьте ответственного, фиксируйте повторяющиеся неисправности и заранее определите, кто поставляет расходные материалы и восстанавливает работу устройства. Варианты сопровождения описаны на странице сервиса принтеров и МФУ.

Сравните покупку и аренду МФУ
Покупка офисной техники подходит, когда требования стабильны и компания готова самостоятельно планировать обслуживание. Аренда МФУ может быть удобнее, если важны сопровождение, прогнозируемый процесс печати и возможность изменить конфигурацию при изменении нагрузки.

После внедрения решений повторите замеры по тем же показателям. Сравнение до и после покажет реальный результат: стоимость отпечатка, число простоев, расход материалов и загрузку каждого устройства.