Авторизация пользователей на МФУ

Дмитрий Александров
04 апреля, 2020
В крупных компаниях затраты на печать документов составляют значительную часть бюджета. Безусловно избежать этих расходов не удастся, но их можно эффективно сократить, ограничив «мусорную печать» и «печать для дома». Для этого необходимо тщательно контролировать процесс печати в офисе. Выполнение данной задачи потребовало бы больших ресурсов от компании и её сотрудников, однако система авторизации пользователей на принтерах и МФУ автоматизирует контроль за печатью и повышает её безопасность.

Авторизация по карте или PIN-коду

Самый эффективный способ контролировать процесс печати в компании — это ввести авторизацию пользователей, с помощью карт или ПИН-кодов. Первый вариант считается более удобным (он не требует от пользователей запоминания комбинации чисел) и широко используется. После настройки устройств и считывателей карт, пользователь может воспользоваться принтером или МФУ только когда пройдет авторизацию, приложив карту к считывателю. Установленное программное обеспечение позволяет настраивать политики печати такие как: квоты, ограничения на цветную печать, принудительная двухсторонняя печать и т.д. Решение дает вам возможность указать, кто и в какой степени может использовать печатную технику. Ограничения могут быть установлены на любую функцию МФУ: печать, копирование, сканирование или отправка факса. Внедрение подобного решения исключает возможность попадания отпечатанных документов «не в те руки», т.к. печать начинается только после авторизации пользователя.
Данное решение не потребует от компании выпуска дополнительных карт, т.к. оно работает с любыми картами, использующимися у вас. Это могут быть карты учета рабочего времени, проходные карты и т.п. Если карты в компании не используются, то возможен менее удобный, но не менее эффективный (и в данном случае более экономичный) вариант авторизации с помощью PIN-кода.

Решения по управлению печатью позволяют собирать с устройств информацию о расходах на печать, в разрезе конкретных лиц, отделов или проектов. Таким образом становится возможным контролировать систему печати, и затраты на использование устройств становятся общедоступными.

Конфиденциальность информации

В крупных компаниях конфиденциальности информации особенно актуальна, в том числе из-за неконтролируемого документооборота. Распечатки, содержащие коммерческую тайну, могут оказаться в руках неуполномоченного сотрудника. Такая ситуация повышает риск утечки защищенной информации, что не только приводит к финансовым потерям, но и создает негативный имидж компании. Таким образом, авторизованная печать повышает безопасность данных в компании.

Заказать бесплатный аудит
E-mail
Имя
Телефон
Комментарий
Made on
Tilda