Печать и забота об окружающей среде

Экологичная офисная печать начинается не с громких обещаний, а с измеримых изменений: меньше ненужных страниц, разумное использование расходных материалов, корректные настройки устройств и более длительная эксплуатация техники.

Сначала измерьте текущую печать
Соберите данные за обычный и пиковый месяцы: количество страниц, долю цветной печати, расход картриджей, повторные задания и загрузку каждого устройства. Без исходных показателей невозможно понять, дала ли новая настройка реальный результат.

Такой анализ можно объединить с аудитом расходов на офисную печать: снижение потребления бумаги и материалов часто одновременно уменьшает эксплуатационные затраты.

Сократите ненужные задания
Начните с правил, которые не мешают рабочим процессам:

• предварительный просмотр документа перед отправкой;
• удаление пустых и лишних страниц;
• двусторонняя печать по умолчанию для внутренних документов;
• монохромный режим там, где цвет не нужен;
• несколько страниц на одном листе для рабочих материалов;
• защищённый выпуск, чтобы забытые задания не печатались.

В больших офисах контролировать задания помогают отчёты и авторизация пользователей на МФУ.

Настройте энергосбережение без ущерба работе
Проверьте таймер перехода в спящий режим, расписание включения и выключения, автоматическую двустороннюю печать и параметры качества. Настройки должны соответствовать инструкции конкретной модели и режиму работы отдела.

При выборе нового устройства сравнивайте энергопотребление в рабочем режиме и ожидании, рекомендуемую нагрузку, ресурс компонентов и возможность заменить отдельный узел без преждевременной замены всего аппарата.

Правильно обращайтесь с бумагой и расходными материалами
Выбирайте бумагу, которая соответствует требованиям устройства и задачам документа. При возможности рассмотрите бумагу с подтверждённым переработанным содержанием или сертифицированным происхождением, но заранее проверьте качество печати и требования к архивному хранению.

Использованные картриджи и электронное оборудование передавайте организациям, которые принимают соответствующий тип отходов. Условия возврата и переработки зависят от производителя, поставщика и местных правил, поэтому их необходимо проверять отдельно.

Продлевайте срок службы оборудования
Регулярное обслуживание, своевременная очистка и использование подходящих материалов помогают избежать преждевременной замены исправной техники. Необходимо учитывать фактическую нагрузку и рекомендации производителя. Подробнее: обслуживание принтеров и МФУ.

Если аппарат постоянно работает на пределе или, наоборот, почти не используется, проверьте распределение нагрузки. Практические критерии есть в статье как подобрать МФУ под объём печати.

Оцифровывайте процессы там, где это оправдано
Электронное согласование, поиск и хранение документов могут уменьшить количество промежуточных распечаток. При этом перевод процесса в цифровой вид требует правил доступа, резервного копирования и понятных сроков хранения. Возможности таких систем описаны на странице автоматизации документооборота.

Как оценить результат
Повторяйте замеры по одинаковому периоду и сравнивайте количество страниц, расход бумаги и картриджей, энергопотребление по доступным данным, число простоев и срок службы оборудования. Публикуйте только те экологические результаты, которые можно подтвердить собственной статистикой или документами поставщиков.