Как сократить затраты на открытие нового офиса

При открытии нового офиса важно не только купить мебель и подключить связь, но и заранее спланировать печать, сканирование и хранение документов. Ошибка в выборе техники приводит к очередям, простоям и незапланированным расходам уже в первые месяцы работы.
Какие расходы на печать нужно предусмотреть
Бюджет состоит не только из стоимости принтера или МФУ. Учитывайте расходные материалы, ресурсные детали, настройку, профилактику, ремонт и время сотрудников на устранение сбоев.

• покупка или аренда оборудования;
• тонер и ресурсные детали;
• доставка и первоначальная настройка;
• плановое обслуживание и ремонт;
• простои при неисправностях.

Сравнивать варианты удобнее по полной стоимости владения МФУ, а не только по первоначальной цене.
Покупка или аренда МФУ для нового офиса
Покупка подходит, когда нагрузка заранее известна, техника будет использоваться долго, а компания готова самостоятельно организовать обслуживание. Аренда МФУ полезна, если важно сохранить оборотные средства, быстро запустить офис и получить обслуживание вместе с оборудованием.
Подробное сравнение приведено в статье «Аренда или покупка МФУ».
Как определить необходимую конфигурацию
Сначала оцените количество сотрудников и предполагаемый месячный объём печати. Затем определите формат документов, необходимость цветной печати, двустороннего сканирования и дополнительных лотков.

1. Посчитайте рабочие места, которым нужна печать.
2. Оцените средний и пиковый объём документов.
3. Определите необходимые форматы A4 или A3.
4. Проверьте требования к цвету и сканированию.
5. Заложите резерв производительности на рост офиса.

Что проверить до начала работы офиса
Оборудование должно быть подключено к сети, настроено на компьютерах и протестировано до выхода основной команды. Также заранее определите ответственного за обращения в сервис и порядок пополнения расходных материалов.
Если техника уже приобретена, обслуживание можно передать специалистам B-O-T по отдельному сервисному договору.
Как избежать лишних вложений
Не выбирайте устройство только по максимальной скорости или числу функций. Избыточная конфигурация увеличивает затраты, а слишком слабая техника быстро станет источником очередей и ремонтов.
Специалисты B-O-T помогут оценить нагрузку и сопоставить покупку оборудования с арендой. Рекомендация формируется под задачи офиса и не зависит от публикации меняющихся цен и наличия техники.