Как модернизировать офис: три практических шага
Дмитрий Александров
11 мая, 2020
Современный офис — это не просто новые устройства. Печатная техника, электронные документы, права доступа и поддержка должны работать как единая система. Модернизацию лучше проводить последовательно, чтобы не остановить привычные процессы и не внедрить функции, которыми сотрудники не будут пользоваться.
Шаг 1. Проведите аудит техники и процессов
Сначала зафиксируйте текущее состояние офиса. Определите, какие устройства используются, сколько документов печатают отделы, где возникают очереди и простои, какие операции сотрудники выполняют вручную.
Для печатной инфраструктуры используйте рекомендации из статьи об аудите расходов на печать. Итогом этапа должен стать не общий перечень пожеланий, а карта проблем, приоритетов и измеримых исходных показателей.
Шаг 2. Внедряйте изменения по плану
Разделите проект на понятные этапы. Сначала протестируйте решение на одном отделе или группе пользователей, затем скорректируйте настройки и только после этого расширяйте внедрение.
План может включать перераспределение устройств, настройку сетевого сканирования, двусторонней печати, очередей и авторизации пользователей на МФУ. Если требуется согласование и хранение электронных документов, отдельно проектируется автоматизация документооборота.
Оборудование выбирайте под фактическую нагрузку и задачи. Стабильный сценарий можно закрыть покупкой техники, а при необходимости сопровождения и изменения конфигурации стоит сравнить её с арендой МФУ. Решение принимается по полному набору расходов и рисков, а не только по цене устройства.
Шаг 3. Организуйте сопровождение
После запуска назначьте ответственных за оборудование, программное обеспечение и обучение сотрудников. Зафиксируйте порядок обращения в поддержку, сроки реакции, резервные сценарии и правила изменения настроек.
Регулярное обслуживание принтеров и МФУ должно учитывать реальную нагрузку и рекомендации производителей. Для программных решений также нужны обновления, контроль журналов и проверка резервного копирования.
Что проверить перед началом проекта
Как оценить результат модернизации
Сравните показатели до и после внедрения: простои, время поиска и согласования документов, объём печати, расход материалов, обращения в поддержку и загрузку устройств. Если результат нельзя измерить, невозможно понять, улучшил ли проект работу офиса.
Модернизация не заканчивается в день запуска. Периодически пересматривайте настройки и конфигурацию, когда меняются численность сотрудников, объём документов или требования к безопасности.
Шаг 1. Проведите аудит техники и процессов
Сначала зафиксируйте текущее состояние офиса. Определите, какие устройства используются, сколько документов печатают отделы, где возникают очереди и простои, какие операции сотрудники выполняют вручную.
- объём и пики печати по устройствам;
- доля цветных и двусторонних заданий;
- необходимость сканирования, копирования и формата A3;
- расход материалов и повторяющиеся неисправности;
- путь документа от создания до согласования и хранения;
- права доступа и требования к конфиденциальности.
Для печатной инфраструктуры используйте рекомендации из статьи об аудите расходов на печать. Итогом этапа должен стать не общий перечень пожеланий, а карта проблем, приоритетов и измеримых исходных показателей.
Шаг 2. Внедряйте изменения по плану
Разделите проект на понятные этапы. Сначала протестируйте решение на одном отделе или группе пользователей, затем скорректируйте настройки и только после этого расширяйте внедрение.
План может включать перераспределение устройств, настройку сетевого сканирования, двусторонней печати, очередей и авторизации пользователей на МФУ. Если требуется согласование и хранение электронных документов, отдельно проектируется автоматизация документооборота.
Оборудование выбирайте под фактическую нагрузку и задачи. Стабильный сценарий можно закрыть покупкой техники, а при необходимости сопровождения и изменения конфигурации стоит сравнить её с арендой МФУ. Решение принимается по полному набору расходов и рисков, а не только по цене устройства.
Шаг 3. Организуйте сопровождение
После запуска назначьте ответственных за оборудование, программное обеспечение и обучение сотрудников. Зафиксируйте порядок обращения в поддержку, сроки реакции, резервные сценарии и правила изменения настроек.
Регулярное обслуживание принтеров и МФУ должно учитывать реальную нагрузку и рекомендации производителей. Для программных решений также нужны обновления, контроль журналов и проверка резервного копирования.
Что проверить перед началом проекта
- Какие задачи и показатели должны измениться.
- Какие процессы нельзя останавливать во время внедрения.
- Кто принимает решения и кто отвечает за поддержку.
- Какие устройства и системы необходимо интегрировать.
- Нужно ли обучение разных групп пользователей.
- Как будет организован пилот и переход к полной эксплуатации.
Как оценить результат модернизации
Сравните показатели до и после внедрения: простои, время поиска и согласования документов, объём печати, расход материалов, обращения в поддержку и загрузку устройств. Если результат нельзя измерить, невозможно понять, улучшил ли проект работу офиса.
Модернизация не заканчивается в день запуска. Периодически пересматривайте настройки и конфигурацию, когда меняются численность сотрудников, объём документов или требования к безопасности.
